生成AIで、「Excel」と「スプレッドシート」を最大活用し、業務効率化する

生成AIを使えば、Excelで使う「関数」を簡単に作成できます。たとえば、特定の商品カテゴリーごとの売上を自動的に抽出するようなQUERY関数や、IF関数やVLOOKUP関数といった複雑な計算をスムーズに実行することが可能です。これにより、手作業する手間を大幅に省けるようになります。

さらに、Excelには「VBA（Visual Basic for Applications）」という便利な機能があり、これを生成AIと組み合わせるとさらに強力です。生成AIを使ってVBAマクロのコードを自動生成することで、複数のシートからデータをまとめたり、データ入力ミスを防ぐツールを作ったりと、初心者でも簡単に高度な自動化を実現できます。

特に、日次や週次で行う定期的な仕事に役立ちます。たとえば、レポート作成やデータ整理、決まったフォーマットへの出力作業などが自動化できるので、ミスが減るだけでなく、作業時間を大幅に短縮できます。

Googleスプレッドシートは、リアルタイムでの共同作業や共有がしやすいのが大きな魅力です。これに生成AIを組み合わせればExcel同様に動かすことができます。シート内でどのような処理をしたいかを生成AIに依頼すれば、関数式・条件付き書式などを駆使してデータの整理・可視化が手軽にできるようになります。

さらに、「Google Apps Script（GAS）」という機能を使えば、自動化の幅がぐっと広がります。GASを使って、スプレッドシートのデータをもとにGmailで自動通知を送ったり、Googleドライブのファイルを自動で分類・リネームしたりすることができます。生成AIがあればプログラミングに詳しくなくても、こうした高度な機能を簡単に付加できます。

＜AIプロンプト例＞
私は、業務自動化を担当するエンジニアです。業務効率化を目的として、Excel関数、
VBA、スプレッドシート関数、Google Apps Script（GAS）などを活用した業務改善のための
具体的な手法・手順を作成します
・目的：　日々のルーチン作業を自動化し、作業時間を短縮して効率化を図る
・使用環境：
　・ファイル名：　aaa.xls（例：表計算のファイルを指定する）
　・シート名：　sheet1（例：ファイル内にあるシート指定する）
　・範囲：　A1：B10（例：シート内にあるセルの範囲を指定する）
・実現したい機能：　上記のファイル・シート・範囲においてXXXXXXをさせたい。
　　　　　　　　　具体的には、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
・生成したいもの：　実際に動作する関数式や、スクリプトコード
・その他：　関数式・スクリプトコードだけでなく説明コメントを入れる