生成AIで、ビジネス文書に誤字脱字がないか「文字校正・校閲」する方法
面倒な、ブログ記事、ウェビナー台本、会議の議事録なども整頓してくれる
昨今では、多くの企業がWebサイトやSNSなどを通して積極的に情報発信するようになっています。 その際には、ブログ記事やメール原稿、ウェビナー台本、ホワイトペーパー、営業資料など、テキストベースの多くの文書が「外部」へ公開されますよね。
その際に、こうした文書に「誤字脱字」や「曖昧な表現」が含まれていると、チェック機能が行き届いていない、キチンとしていない企業なのではと不安を与えてしまいます。
そのため、些細なところではありますが、ビジネス文書では校正・校閲が欠かせません。 しかし、これらの作業には労力がかかるため、生成AIが注目されています。
作業手順
資料ダウンロード
デジタルマーケティングについての「経験知」をまとめた資料はこちら
中小企業では、オフィスの社内外においてテキストベースの資料が飛び交っている
ビジネス文書では、わかりやすく「簡潔」に書くことが求められます。また、ドキュメントの「目的」に合った内容で構成することが重要です。 具体的には、製品マニュアル、プレゼン資料、契約書、報告書など、社内外では日頃、さまざまなビジネス文書が飛び交っています。デジタルマーケティングにおいても、ブログ記事やメールマガジン、ホワイトペーパーやSNS投稿、プレスリリースなど、テキストベースでのコミュニケーションが行われています。
わかりやすいビジネス文書を作成するためには、以下のポイントが大切です：
- 目的に合わせて情報を的確に伝える
- 冗長にならずに簡潔に表現する
- 事実にもとづいて正確な情報を伝えるできる
- 文章全体や、言い回しに統一感がある
ビジネス文書の作成にはそれなりにノウハウや経験が求められますが、社外に公開する情報ということを考えると、時間をかけてもしっかり作っていくことが大切です。また、出来上がった文書は、かならず校正・校閲をして品質を維持することも大切です。
生成AIを上手に活用することで、ビジネス文書の「校正・校閲」がスピーディにできる
さて、ここまでビジネス文書について述べてきましたが、校正・校閲については「生成AI」をうまく活用するのも有効です。
ChatGPTや、Gemini、Claudeなどの生成AIは、テキストデータの識別に長けていますので、文法ミス・誤字脱字などの検出や不適切な表現の改善などに役立てることができます。 今まで人の手でやっていたのでしたら、飛躍的な生産性向上が期待できます。
参考として、ビジネス文書の校正ができるプロンプト例をつくってみました。
＜AIプロンプト例＞
私は、ビジネス文章を作成するライターです。入力された文章を校正・校閲し、自然かつわかりやすい文章にリライト（修正・改善）します
・校正したい文章のタイトル
： ・校正したい文章本文：
・その他： 誤字脱字・スペルミス・文法的な誤り・不適切な表現は、適切なものに修正、
文章全体で、整合成が取れていないところは修正
せっかく頑張って文書を作成したとしても、文章の誤字脱字があって信用を損ねてしまうことは残念です。だからこそ、AI活用によって効率化してでもきちんと校正したいところです。
まとめ
生成AIを活用することによって、今まで手間だったブログ記事はもちろん、メール原稿、ウェビナー台本、ホワイトペーパー、営業資料などのクオリティを向上させることができるでしょう。 ビジネス文書における誤字脱字は、当事者としては割と気になるものです。ただ、もちろん最後は、人の目でチェックすることは大切です。
1つでも当てはまったらチェックしましょう
- 中小企業では、社内外でテキストベースの資料が飛び交っていることを理解できた
- 生成AIによって、ビジネス文書の「校正・校閲」がスピーディにできることを理解できた
月間のお問い合せを
「10件、20件、それ以上」増やせます
せっかくあるWebサイトを、マーケティングの魔法で活用しませんか？
弊社では
「月に3社様限定」
で、
専門コンサルタント（経験10年以上）による無料診断を行っております。
たった1時間で「競合に勝つ方法がわかった！」
そう思っていただける会にしたいと考えております。
今よりもっと、お問合せを増やしましょう！！
