ChatGPTを活用して、ビジネス文書をすばやく「要約」するには？
生成AIがあれば、操作マニュアルやブログ記事、参考文献まで「要約」が可能
大量の情報があふれている昨今、生成AIを使えば、これらの文書・ドキュメントを効率的に処理して要点を抜き出すのに便利です。 企業においては、操作マニュアルや、記事コンテンツ、そして参考文献などさまざまなビジネス文書に囲まれています。 生成AIはこれらの「要約」をするのに有効活用できます。
ここでは、ChatGPTはもちろん、Gemini、Claudeなどの生成AIを使って文書をどのように要約し、ビジネスに活用するかを詳しくみていきましょう。
作業手順
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大量の「ビジネス文書」があってもスピーディに要約して、仕事に活用できる
ChatGPTは、テキストの処理に長けている人工知能技術であり、大量の文書から要点・ポイントを短時間で抽出することが得意です。製品マニュアルや、FAQ、参考文献、学術論文などの多様なドキュメントの「要約」を簡単に行えるため、人の目で読み込んで・分別・整理するといった負担を大幅に減らすことができます。その結果、意思決定や情報共有などのスピードアップが実現できるため、企業の成長には大きく貢献できるでしょう。
時間とコストの削減
大量の文書を手作業で要約するには、多くの時間と人手が必要です。ChatGPTを使えば、その作業を数分で完了できます。例えば、新製品開発のための研究資料のレビューに数日かかるところを、ChatGPTで要点を抽出すれば数時間で済ませることができます。
誤解を減らす明確な要約
手動で要約を作成すると、要点を過度に省略したり、誤った解釈が含まれることがあります。一方、ChatGPTを使えば、事前に設計したプロンプトに基づいて、文書全体のバランスを保ちながら適切に要点をまとめることができます。
コミュニケーションの向上
生成AIによる要約は、チーム内での情報共有を容易にします。特にブログ記事やニュースの要約は、経営層やマーケティングチームへの情報提供に最適です。また、操作マニュアルの簡略化は、現場の作業効率を高めるのに有効です。
業務効率も大幅アップする、手軽に「ドキュメント要約」ができるAIプロンプト例
さて、このように中小企業のビジネスを成長させるには大変有効なChatGPTですが、文書を「要約」させるときは、AIプロンプトの設定が重要となってきます。 そこで以下に、具体的なプロンプト例を用意してみました。
その上で、整理した情報をプロンプト例に載せていきます。
＜AIプロンプト例＞
私は、色々な文章の「要約」に特化したAIです。文書本文の重要なポイントを短時間で抽出し、わかりやすく提供します。
目的： 本文のおおまかな内容が、簡潔にわかるような要約文を作成する
生成したいもの： 要約文（箇条書きまたは短文形式）
要約したい本文：
ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ（ここに本文貼り付ける）
その他： 日本語で出力する
プロンプトを、ChatGPTやGemini、Claudeなどの生成AIで実行することで、文書の「要約」が自動的に出力されます。一度試してみましょう。
まとめ
生成AIは、大量のビジネス文書の内容をすみやかに整理してくれて要点をまとめてくれる便利なツールです。 中小企業のビジネスの現場ではドキュメント資料があふれているため、ChatGPTはこれらの整理に大きく貢献するでしょう。生成AIを最大限に活用することで、情報処理にかかる工数を削減し、生産性を向上させることが可能となります。
1つでも当てはまったらチェックしましょう
- 大量の「ビジネス文書」をスピーディに要約、仕事へ活用することについて理解できた
- 業務効率も大幅アップする、手軽に「要約」ができるAIプロンプトを理解できた
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